Сколько лет ИП на УСН хранить документы для налоговой
Общий срок для налоговых документов — пять лет. Налогоплательщики, в том числе ИП, обязаны в течение пяти лет сохранять данные учёта и другие документы, нужные для расчёта и уплаты налогов, включая документы о доходах, расходах и уплате налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ, НК РФ). До 17 марта 2021 года срок был четыре года: его увеличил Федеральный закон от 17.02.2021 № 6-ФЗ. Если вы читаете старую статью про «четыре года», она устарела.
Сроки для других документов зависят от вида. Росархив утвердил перечень типовых документов со сроками (приказ от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень № 236). Закон об архивном деле требует от ИП хранить архивные документы в установленные сроки (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон № 125-ФЗ).
| Документы | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Книга учёта доходов и расходов (КУДиР), первичные документы, подтверждающие доходы и расходы, декларации по УСН | 5 лет | подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; пп. 277, 310, 318 Перечня № 236 |
| Документы для расчёта страховых взносов, карточки учёта выплат работникам | 6 лет | подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ; п. 309 Перечня № 236 |
| Документы об убытке при УСН «доходы минус расходы» | весь срок, пока убыток уменьшает налог (до 10 лет) | п. 7 ст. 346.18 НК РФ |
| Трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки, лицевые счета работников | 50 лет, если документы закончены делопроизводством после 1 января 2003 года; 75 лет, если до этой даты | ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ; пп. 296, 434, 435, 444 Перечня № 236 |
| Приказы об отпусках и командировках работников | 5 лет, а при вредных или опасных условиях труда 50 лет (75 лет для документов до 2003 года) | п. 434 Перечня № 236 |
Если иной срок установлен по перечню, общий срок из ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ к такому документу не применяется (ч. 4 ст. 22.1).
С какого момента считать срок хранения
Налоговый кодекс не называет день, с которого идут пять лет. Для архивных документов закон прямо говорит: срок считают с 1 января года, следующего за годом, когда документ закончен делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Надёжнее считать так же и налоговые документы.
Пример. КУДиР за 2026 год закончена в 2026 году. Пять лет идут с 1 января 2027 года, поэтому её нужно хранить до 31 декабря 2031 года.
Налоговая проверяет не бесконечно. Выездная проверка охватывает три календарных года, предшествующих году решения о ней, плюс уже завершённые периоды текущего года (п. 4 ст. 89 НК РФ). Пятилетний срок хранения даёт запас: документы пригодятся при споре, при проверке расходов и при уточнении декларации.
Какие документы ИП на УСН хранить
- КУДиР и все подтверждения записей в ней;
- договоры, акты, накладные, счета и счета-фактуры;
- банковские выписки, платёжные поручения, кассовые документы;
- декларации по УСН и платёжки по налогу и взносам;
- документы на покупку имущества и услуг, если расходы уменьшают налог;
- документы по работникам: трудовые договоры, приказы, табели, ведомости.
Бухгалтерский учёт ИП вести не обязан, если ведёт налоговый учёт (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Для УСН налоговый учёт — это КУДиР (ст. 346.24 НК РФ). Для документов, которые по закону о бухучёте хранят не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 Закона № 402-ФЗ), срок совпадает с налоговым.
Расходы без подтверждающих документов на УСН «доходы минус расходы» не учитывают: они должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ). Подробнее о налогах и отчётах — в статье об ИП на УСН.
Сколько хранить документы после закрытия ИП
Те же сроки, что и в работающем ИП. Обязанность по уплате налогов не исчезает, когда человек перестаёт быть ИП: утрата статуса не названа среди оснований, по которым она прекращается (п. 3 ст. 44 НК РФ). ФНС разъясняла, что физическое лицо, утратившее статус ИП, могут проверить выездной проверкой за период, пока оно им было (письмо от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@).
Пример. Вы закрыли ИП в 2026 году. Решение о проверке в 2028 году может охватить 2025, 2026 и 2027 годы, то есть ваши последние годы работы. Поэтому документы по ним нужны.
- Налоговые документы храните пять лет, взносные — шесть.
- Кадровые документы бывших работников храните 50 лет: закон не делает исключения для закрывшихся ИП (п. 1 ст. 17, ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Они нужны работникам для подтверждения стажа и зарплаты.
- Если хранить такие документы негде, спросите в архиве по месту жительства, принимает ли он их и на каких условиях. Порядок для ИП в законе подробно не расписан.
Что сдать и оплатить перед закрытием, разобрано в статье о закрытии ИП, а про долги — в материале о закрытии ИП с долгами.
Регистрируете ИП?
Юрист по регистрации бизнеса бесплатно оценит ситуацию и подскажет порядок действий.
Чем грозит отсутствие документов
| Ситуация | Последствие | Норма |
|---|---|---|
| Нет первичных документов или регистров учёта в течение одного налогового периода | штраф 10 000 руб. | п. 1 ст. 120 НК РФ |
| То же больше одного налогового периода | штраф 30 000 руб. | п. 2 ст. 120 НК РФ |
| Из-за этого занижена налоговая база | 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. | п. 3 ст. 120 НК РФ |
| Документ не представлен по требованию налоговой | 200 руб. за каждый документ | п. 1 ст. 126 НК РФ |
Требуемые документы нужно представить в течение 10 дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если учёта нет или документы не представлены больше двух месяцев, налоговая вправе рассчитать налоги сама по данным о вас и об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). Расчёт делают по этим данным, а не по вашим документам.
Как хранить документы: бумага и электронный вид
Первичный документ составляют на бумаге или в электронном виде с электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Электронные документы, например, из электронного документооборота с подписью, можно хранить в электронном виде. Резервные копии держите на отдельном носителе.
Для бумажных документов закон прямо не разрешает заменить оригинал скан-копией. Поэтому оригиналы храните до конца срока, а сканы используйте как запасные копии. Условия хранения должны быть безопасными, а документы защищены от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
Типичные ошибки
- Хранить документы четыре года по старой норме.
- Выбросить бумаги в день закрытия ИП.
- Не сохранить документы об убытке, который переносится на следующие годы.
- Потерять договоры и акты, которые подтверждают расходы.
- Не оставить кадровые документы бывших работников, когда у ИП они были.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию по вашей ситуации. Нормы права меняются, актуальность сведений проверена на октябрь 2026 года.
